Een assessment levert persoonlijke en soms gevoelige informatie op: capaciteiten, persoonlijkheidskenmerken en een advies over iemands geschiktheid. Daarmee valt het onder de privacywetgeving. Wat mag en moet er volgens de AVG, en waar let je als werkgever op? Een overzicht op hoofdlijnen, geen juridisch advies maar de belangrijkste principes.
Een geldige grondslag en een duidelijk doel
Volgens de AVG mag je persoonsgegevens alleen verwerken met een duidelijk doel en een geldige grondslag. Bij een assessment is dat doel meestal helder: beoordelen of een kandidaat geschikt is voor een functie. Belangrijk is dat je niet meer meet dan voor dat doel nodig is. Een assessment afnemen voor de zekerheid, zonder concrete vacature, past daar niet bij.
Transparantie naar de kandidaat
De kandidaat heeft recht om te weten wat er gebeurt.
Vooraf informeren. Wat wordt er gemeten, door wie en met welk doel?
Inzage in de uitslag. De kandidaat heeft recht op inzage in het rapport en doorgaans op een terugkoppeling.
Geen verrassingen. Resultaten worden niet breder gedeeld dan nodig binnen de organisatie.
Bewaartermijnen
Gegevens mogen niet langer worden bewaard dan nodig. Voor assessmentgegevens van afgewezen kandidaten gelden korte termijnen; bewaar je langer, dan heb je daar toestemming of een goede reden voor nodig. Maak hierover vooraf duidelijke afspraken met je assessmentbureau, zodat voor iedereen helder is wat er met de gegevens gebeurt.
De rol van het assessmentbureau
Een professioneel bureau is hierop ingericht: het werkt met beveiligde systemen, duidelijke verwerkersafspraken en heldere bewaartermijnen. Vraag er gerust naar; een goede aanbieder kan precies uitleggen hoe gegevens worden verwerkt en beschermd.
Mag je een assessment verplichten?
Je mag een assessment als voorwaarde stellen binnen een sollicitatieprocedure, mits het doel en de inhoud in verhouding staan tot de functie en je de kandidaat vooraf goed informeert. Het moet relevant zijn voor de rol, niet willekeurig. Wees transparant over wat er gemeten wordt en waarom, geef inzage in de uitslag, en ga zorgvuldig om met de gegevens. Zo blijft het assessment niet alleen verdedigbaar, maar ook eerlijk richting de kandidaat.
Wie hier vooraf duidelijke afspraken over maakt, voorkomt onduidelijkheid achteraf en laat aan kandidaten zien dat zorgvuldigheid serieus wordt genomen. Dat versterkt meteen je imago als werkgever die professioneel met mensen omgaat.
Bij Assessment Group gaan we zorgvuldig om met de gegevens van kandidaten en leggen we de afspraken hierover vooraf vast. Vragen over hoe wij dit regelen? Neem gerust contact op.
